Хронометраж питания: что это и кому нужно

Хронометраж времени: как использовать время эффективно

Автор: Юрий Окунев

Школа Юрия Окунева

Привет, друзья. С вами, Юрий Окунев.

Сегодня поговорим об одном из основных инструментов тайм-менеджера для оценки своих результатов: технике хронометража. Вклад этой практики в повышение личной продуктивности трудно переоценить. Она дает не только точные данные насчет того куда ушло время, но и вырабатывает чувство эффективности – своеобразный внутренний зуд, который уже никогда не позволит тратить время пустую.

«Хронометраж — это то же самое, что Бронтозябра, только совсем другое».
Неизвестный автор

Что такое хронометраж?

Последовательная запись событий и времени, которое на них затрачено.
Выглядит примерно так:

Ведётся обычно в программе Excel.
Столбцы 1, 2, 4 – заполняются автоматически. Столбцы 3, 5, 6, 7 — вручную.

Зачем оно нам?

Время – деньги. Мы приходим в гипермаркет жизни с относительно небольшой суммой на счету. Если вам двадцать, впереди 40 лет активной жизни — это 345600 часов. За минусом сна — 230400. Всё, что вы хотите себе позволить оплачивается с этого счета.
И всё бы ничего, вот только в кармане, где деньги лежат, имеется дырка. И даже не одна. Отсюда щедро отовариваются все кому не лень. Первые двадцать лет, когда временем ребенка в основном распоряжаются родители, мы уже исключили из расчетов. Ничего не поделаешь. Проехали. Что дальше?

Представьте себе:

Гипермаркет. Продается всё: заводы, газеты, пароходы, космические корабли, кока-кола, гамбургеры, красивые женщины, путешествия, семейные и дружеские отношения и т.д. и т.п. Вы восхищенно оглянулись, набрали в грудь побольше воздуха и, чувствуя себя почти миллионером, произнесли: «Хочу…»
Улыбчивый продавец говорит: «Конечно! Конечно! Всё, что пожелаете! Но сначала оплатим стандартные счета. Вот, пожалуйста» —
«Счет на сутки»

— Ну надо так надо. Всего семнадцать часов. А у меня их двести тысяч. Давайте подпишу! Хочу…
— Конечно! Конечно! А спать вы планируете?
— Спать? Ну да. Часиков семь восемь в сутки надо и поспать.
— Хорошо. Семь часов сна. Подпишите здесь.
— Хочу… вот это!
— Сожалеем, средств на счету недостаточно для покупки.
— Ну, тогда… – это.
— Средств недостаточно.
— Это?
— Недостаточно!
— Да что же я могу себе позволить?
— На вашем счету «НОЛЬ!
— Как же так?
— Пожалуйста, покиньте помещение. Не мешайте нашим посетителям!

Вот так: вроде бы все правильно сделал, но при этом НИЧЕГО НЕ СДЕЛАЛ.

Что дает хронометраж:

  1. Делает очевидными затраты и потери времени на ежедневном уровне. И если сегодня вы ошиблись, завтра можно исправиться.
  2. Дает объективные данные! В НЛП есть такой принцип – «Карта не равна территории». Наше представление о том, на что тратится время, может довольно сильно отличаться от реальности. Часто после первых дней ведения хронометража, люди испытывают настоящий шок: «И это моя жизнь?!»
  3. Является будильником, который 50 раз в день напоминает о поставленных целях. Человеку свойственно погружаться в текущую задачу, забывая обо всём остальном. Хронометраж побуждает постоянно спрашивать себя: «Что я сейчас делаю?». В этот момент происходит автоматическая сверка курса: «Это приближает меня к цели?».
  4. Работает как увеличительное стекло: позволяет рассмотреть свою жизнь в мельчайших подробностях и обнаружить совершенно неожиданные ресурсы.
  5. Вырабатывает чувство эффективности. Спустя несколько недель практики проявляются два интересных сопутствующих эффекта, которые резко снижают количество непродуктивного и «мусорного» времени в жизни:
    • Вы начинаете прикидывать, работает ли какое-либо действие на цели ДО того, как начнете им заниматься.
    • Если уже вляпались в какую-то непродуктивную деятельность, возникает легкий дискомфорт на физическом уровне — звоночек: «Приятель, проснись, паровоз уходит!»
  6. Работает, даже когда всё плохо. Чтоб ставить цели, писать планы, выполнять намеченное нужно иметь определённый заряд бодрости, потенциал внутренней силы. Бывают такие моменты, когда любое дело просто валится из рук, делать ничего не хочется абсолютно. Даже в таком состоянии вы можете открыть файлик хронометража и накорябать пару тройку коротких записей: «Ничего не делал. Тормозил. Пускал пузыри. Хандрил. Плевал в потолок». А это совершенно другой уровень: «Я не бездельничаю. Я анализирую свою эффективность в состоянии нестояния». И вот вы уже способны написать пару строк в дневник, а там и до продуктивной деятельности рукой подать.
  7. То, что мы отслеживаем, изменяется в нужную сторону без дополнительных усилий. Это правило действительно работает. Можете проверить на чем угодно. Начните измерять свой вес, количество отжиманий от пола, количество прочитанных страниц, выученных слов. Первые 20-30% улучшений произойдут без всяких усилий просто за счет повышения осознанности.

Что такое ПРОДУКТИВНОЕ ВРЕМЯ.

Логично предположить, что продуктивным является время по завершении, которого мы имеем на руках некий продукт. По определению классика менеджмента Л.Рона Хаббарда:

«Продукт – это высококачественная вещь или услуга в законченном виде, переданная человеку или группе, для которых она является полезной, в качестве обмена на что-либо ценное». «Ценный конечный продукт является ценным, потому что его потенциально или фактически можно обменять на что-нибудь. Ключевые слова здесь – можно обменять».

Спросите себя – «Что я даю миру? Какие именно действия приводят к появлению этого»?

Обычно, человек производит некоторое количество продукта, на своей работе. Однако, будет неправильно сказать: «Я хожу на работу, значит, в моей жизни есть минимум восемь часов продуктивного времени». Бывает, что реально человек работает только четыре из них. А из четырех — три часа производит то, что продуктом не является (никогда не будет обменяно, на что-либо полезное). То же самое верно и для других видов деятельности: спорта, времени в семье и т.п.

Тайм менеджер должен точно знать, что он производит и благодаря каким именно действиям появляется каждый конкретный продукт.

Итак, мы производим продукт на работе. Что еще?

Возможно, продуктивным является время, выделяемое на хобби и творчество.
Сюда же относится время «на заточку рабочего инструмента» – нашего тела и разума. Это спорт, самообразование, общение с успешными людьми и т.д.

Как быть с временем, которое проводится в семье? Применяем общий принцип – если вы что-то сознательно отдаете своим близким: свое внимание, энергию, опыт – это продуктивно – этим вы формируете свое окружение, делаете вклад в отношения. Если же в основном получаете — это, как правило, непродуктивное время.

Вы скажете – «Но ведь зубы чистить тоже необходимо»! Что насчет времени на гигиену, питание, дорогу до работы и обратно»? Да машину нужно время от времени ремонтировать и периодически заправлять. Но нас интересует только время в движении. Поэтому самообслуживание и время на перемещения к продуктивному не относим.

Эффективный человек – производит в разы больше того, что нужно ему и его семье для личного потребления. Если вы производите ровно столько, сколько потребляете — творческий баланс равен нулю.

Колесо счастья

Каждый человек осознанно или не осознанно придерживается определённой системы ценностей. Проявляются эти ценности в том, на что реально тратится время. Повторяющиеся действия, на которые уходит основное время, называются ключевыми областями деятельности. Наша задача сделать так, чтоб ростки надежд и проектов, посаженные в каждой из таких областей, регулярно поливались нужным количеством времени и внимания.

Ключевые области деятельности:

  • Самоорганизация
  • Здоровье, развитие тела
  • Семья
  • Самообразование
  • Работа и творчество
  • Отдых, общение с друзьями, развлечения
  • Самообслуживание: питание, гигиена, и т.п.
  • Хозяйство: приборка, стирка, чистка одежды и обуви, огород, ремонт в квартире и т.д.
  • Духовная практика

Есть и непродуктивное время: время в пути ,безделье, ожидание чего-либо, пустые разговоры и т.д.

Ключевые области деятельности взаимосвязаны. Провал или рост по одной из них тянет за собой все остальные. Чтоб оценить, насколько гармоничны ваши ключевые области взгляните на «Колесо счастья».

  1. Отметьте на рисунке насколько вас устраивает каждая из ключевых областей.
  2. Соедините отмеченные точки и заштрихуйте получившуюся фигуру. Это колесо, на котором вы едете в своё будущее. Приятной поездки.

Как вести хронометраж

    1. Составьте в Excel табличку для учета времени по образцу, приведенному в начале статьи, или скачайте бланк здесь . Если вы больше времени находитесь вдали от компьютера, используйте блокнот.
    2. Каждые полчаса или чаще записывайте, что делаете, и в какое время завершается действие.

Полезные правила:

  • Записи делаются при каждом переключении внимания. Если вы начали писать статью и занимаетесь этим два часа без перерывов и отвлечений – достаточно записи:10:00, «Писал статью». Но если за это время вы трижды попили чай, приняли десять телефонных звонков, сбегали в магазин, и обсудили с коллегами результаты последнего футбольного матча – в записях должно отразиться каждое событие, которое заняло больше 2-3 минут.
  • Оптимальная точность учета – 5-10 минут.
    На начальном этапе, можно установить в смартфоне таймер, который каждые тридцать минут будет напоминать о необходимости сделать очередную запись. Помните, что резервы эффективности прячутся именно в деталях.
  • Что делать если вы забыли записать расходы времени за несколько часов или целый день?
    Не переживайте. Запишите то, что вспомните и продолжайте вести учет дальше. Если не помните, что происходило, в определённый промежуток времени так и напишите – «Не помню». Когда нужная привычка сформируется, помнить о необходимости сделать очередную запись будет совсем несложно.

Как анализировать полученные данные.

  • Определите, что вы хотите выяснить.

Предварительные задачи могут быть такими:
a) Понять, сколько времени в сутки тратится продуктивно (чтоб увеличить этот показатель).
b) Выяснить, затраты на каждый вид деятельности (чтоб гармонизировать свою жизнь).
c) Найти резервы выяснив, где время тратится непродуктивно.
d) Выяснить сколько времени затрачено на конкретный проект.
e) И т.д.

  • Выберите подходящий вариант обработки данных.

Вариант 1 – самый простой. Подойдет для первого эксперимента. В конце дня пересмотрите записи, отметьте строчки с расходами времени на интересующий проект или область деятельности, подсчитайте сумму затраченного времени.

Вариант 2 – полуавтомат — с использованием сортировки в Excel. Пригодится, чтоб сразу проанализировать неделю или месяц. Переносите записи хронометража в Excel. В столбце 6 – код вида деятельности, ставите цифру, обозначающую интересующий проект.

Ставите на столбец 6 фильтр.

Выбираете из выпадающего списка нужный код. И опля – список строк с временем, посвященным конкретному проекту – перед глазами.

Осталось скопировать выделенные ячейки, перенести на другую страничку и суммировать получившиеся данные.

Понятно, что такой фокус можно проделать для любого количества проектов.

Вариант 3 – автоматический. Если вы всерьез, решили поработать над своей продуктивностью, и намерены вести хронометраж не неделю или две, а несколько месяцев или даже лет потребуется более совершенная система аналитики. Вы можете купить небольшой скрипт (файл Excel с запрограммированными формулами), который автоматически сделает выборку по интересующим вас проектам. Достаточно скопировать данные из таблицы хронометража на страничку расчетов, и станет ясно сколько времени за выбранный период было посвящено каждому из отмеченных проектов.

Если вся ваша работа связана с компьютером вам, возможно, подойдет онлайн-сервис учета рабочего времени . О нем я чуть поздней напишу отдельную статью. В качестве бонуса для читателей моего блога: купон my_day позволит вам получить персональную скидку в 10%.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.

На этом сегодня все. До скорых встреч. Ваш Юрий Окунев.

my-day.pro

Бесплатное питание в школах: кому положено и как оформить

Материальная помощь определённым категориям граждан предоставляется по множеству причин в разных видах. Это и субсидии, и льготное поступление в некоторые учебные заведения, и другие виды назначаемой государством поддержки. Такая помощь существует и в сфере школьного питания. Обеды и завтраки предоставляются детям семей определённых категорий. Кому именно положена такая помощь в ближайшем учебном году и какие документы нужны для того, чтобы её оформить?

Типы бесплатного школьного питания

То, сколько именно тратится средств на неоплачиваемое пропитание детей в школах, и кто регулирует распределение финансов по этому вопросу, устанавливается в Федеральном законе. Он проходит под номером 273-Ф3. В четвертом пункте говорится о том, что бесплатное питание в школах организовывается за счёт поступлений из региональных бюджетов. Право контролировать и регулировать этот процесс перекладывается на управление этих регионов. А само питание, его состав и требования, которые к нему выдвигаются, регулируются общими санитарными нормами. Их нарушение повлечёт за собой серьёзные наказания.

Существует несколько видов бесплатного питания. То, какой тип действует на определённой территории, зависит от того, какой бюджет выделило региональное управление на социальные нужды.

  • Завтрак предоставляется за счёт бюджетных средств.
  • Бюджетом гарантируются определённые скидки на оплату обедов и завтраков в школах.
  • Региональное управление гарантирует каждому учащемуся как бесплатный завтрак, так и бесплатный обед.

Законодательство отдельно выделяет семьи, которые попадают под категорию малообеспеченных или незащищённых. Для них и завтраки и обеды бесплатны вне зависимости от того, какой тип льготного питания действует в регионе.

Кому положено льготное питание в школах

Стоит отметить, что законодательство не устанавливает точных списков категорий детей, которые имеют право на оформление льготных условий питания. Такие перечни устанавливаются на региональном уровне и, в зависимости от территории, могут достаточно сильно отличаться. Но, если провести небольшое исследование, то можно отметить самые часто упоминаемые категории граждан, имеющих право на бесплатное питание в школах:

  • Ребенок из семьи, имеющей 5 или больше несовершеннолетних детей.
  • Ребенок из семьи, средний уровень доходов которой меньше установленного государством прожиточного минимума.
  • Ребенок, который находится под опекой всего лишь одного родителя.
  • Учащийся, которому определена пенсия, назначаемая за потерю кормильца.
  • Приёмный ребенок.
  • Ребенок имеющий какую-либо группу инвалидности.
  • Ребенок из семьи, члены которой занимались ликвидацией ЧАЭС или из семьи, что пострадала в результате катастрофы на ЧАЭС.
  • Ребёнок, родители которого имеют первую или вторую группу инвалидности.

Многодетной считается семья, которая насчитывает 5 или больше несовершеннолетних детей. Стоит помнить, что в случае такого подсчёта нужно учитывать не только родных детей, но и приёмных.

О том, какие именно категории граждан попадают под программу льготного питания, можно узнать в администрации учебного заведения. Также такие субсидии могут быть назначена и той семье, которая не попадает ни под одну из категорий, а оказалась в сложном финансовом положении. Для этого необходимо официально уведомить руководство школы и указать, какие именно факторы привели к тому, что сейчас нет возможности оплачивать питание ребёнка в полном объёме. Решение по каждой такой ситуации производится в индивидуальном порядке. И подобная льгота, в указанном выше случае, не может длиться дольше, чем один учебный год.

Как оформить льготу на питание в школе

Эта льгота, как и любой другой вид материальной помощи, не вступает в силу автоматически. О том, что семья имеет право на подобную субсидию, нужно уведомить соответствующие органы, отправив туда нужный пакет документов. Сроки, во время которых люди имеют право подавать документы на оформление бесплатного питания, устанавливаются на региональном уровне. Но в подавляющем числе случаев они длятся с начала учебного года до конца мая.

Стоит отметить случай, когда семья получает статус многодетной посреди года. В таком случае документы можно подавать в момент причисления к этой категории, а льготы на питание вступят в силу с начала следующего месяца.

Для того, чтобы оформить бесплатное питание, родители должны предоставить администрации школы следующие документы:

  • Заявление, которое составляется на директора учебного заведения. В нем нужно уведомить его о праве оформить бесплатное питание.
  • Справка, предоставляющая полные сведения о настоящем составе семьи.
  • Свидетельство, подтверждающее рождение ребёнка и его родство с заявителем.
  • Копия удостоверений личности подающих заявление родителей или опекунов.

В зависимости от того, в какую категорию попадает семья, претендующая на льготы, могут понадобиться и такие бумаги:

  • Удостоверение, подтверждающее многодетный статус родителя.
  • Документы, подтверждающие наличие попечителя или же опекуна. Эти бумаги предоставляются в случае, если ребёнок приёмный или сирота.
  • Копию документа, подтверждающего присвоение ребёнку какой-либо группы инвалидности.
  • Документы, подтверждающие что родителям присвоена первая или вторая группа инвалидности.
  • Документ, подтверждающий, что региональное управление присвоило семье статус малообеспеченной.
  • Документы, подтверждающие, что ребёнку назначена пенсия в связи с потерей кормильца.

Весь список документов, которые нужно предоставить администрации школы для бесплатного питания, можно узнать в администрации учебного заведения.

Заявление, которое нужно написать руководству школы, может иметь установленную форму. Но если таковая отсутствует, то родители имеют право написать заявку в произвольном виде — она всё равно будет рассмотрена администрацией.

pravo.moe

Кому и зачем нужно спортивное питание?

Сегодня вокруг спортивного питания не угасают споры: одни считают «спортпит» обманом и плацебо, другие утверждают обратное. Разобраться в категориях спортивного питания и понять, кому оно подходит, помог Олег Ирышкин, кандидат медицинских наук, врач спортивной медицины и спортивной диетологии, эксперт диетолог сети фитнес клубов X-Fit.

Совсем недавно мне написала девушка с избыточной массой тела. Она интересовалась, как нужно правильно сушиться. После этих слов я несколько секунд пребывал в лёгком шоке. «Сушиться? Зачем?» — подумал я.

Дело в том, что термин «сушка» обозначает избавление от последних, наиболее трудных килограммов жира и воды, и подходит для подготовки к соревнованиям, например, фитнес бикини.

Именно поэтому вопрос девушки так озадачил меня, ведь ей нужно всего-навсего здоровое, полноценное питание, лишенное пищевого мусора.

Ту же аналогию я могу привести и по отношению к спортивному питанию.

Не всем оно нужно. Мы используем спортивное питание только как добавку к пище при подготовке к выступлениям или при регулярном силовом тренинге.

Итак, что же такое спортпит?

Спортивное питание — это не просто биодобавка к пище. Сегодня этот термин обозначает почти любое питание, которое каким-то образом связано с фитнесом или просто активным образом жизни.

Это и многочисленные протеины, гейнеры, витамины, минеральные комплексы, аминокислотные составы, батончики, предтреники и многое другое.

В преддверии лета многие задумываются, что необходимо специальное спортивное питание. Отвечу сразу — нет. Специального питания не нужно.

Главное — это полноценная пища, включающая мясо, рыбу, яйца, овощи, фрукты, растительные масла и цельнозерновые крупы.

Дополнительный приём биодобавок к пище может быть необходим, только при условии отсутствия в рационе каких-либо питательных веществ, например, когда профессиональный спортсмен не ест жирную морскую рыбу.

Основные препараты из категории «спортивное питание»

Омега-3 жирные кислоты

Этих жирных кислот катастрофически не хватает в нашем рационе. Однако, если регулярно употреблять в пищу жирную морскую рыбу, тогда необходимости в дополнительном приёме омега-3 не будет.

Если же рыба не является постоянной частью рациона, тогда лучше использовать омега-3 жирные кислоты на основе рыбьего жира, которые содержат в себе незаменимые эйкозапентаеновую и докозагексаеновую кислоты.

Дополнительный приём омега-6 и омега-9 жирных кислот в большинстве случаев не оправдан. Омега-6 жирных кислот в нашем повседневном рационе достаточно много — это, в первую очередь, подсолнечное масло, приём которого, кстати, желательно сократить. Омега-9 жирные кислоты также встречаются во многих продуктах — авокадо и оливковом масле, и тоже не являются незаменимыми.

Витамины группы В

Такие витамины участвуют в белковом обмене и подходят тем, кто занимается наращиванием мышечной массы. Большое количество витаминов данной группы содержится в мясе и цельнозерновых курпах, поэтому приём их может быть оправдан только при условии выполнения силовых тренировок не реже трёх раз в неделю.

Незаменимые аминокислотные комплексы, включая известные многим BCAA

Также их потребление оправдано только при регулярных силовых тренировках. Если же фитнес для вас не является образом жизни, то в дополнительном приёме аминокислотных комплексов нет необходимости, ведь их можно получить из животного белка яиц, творога и мяса.

Это белково-углеводные смеси, в которых превалируют быстрые углеводы. Производители и продавцы рекомендуют их при наращивании мышечной массы. Однако при приеме гейнеров активно увеличивается и жировая масса тела, включая висцеральный жир в области живота.

К сожалению, избыток висцерального жира негативным образом сказывается на здоровье сердца и печени, а избавиться от этих жировых масс намного сложнее, чем набрать.

Предтреники

Они включают в себя смесь различных тонизирующих веществ, а также витаминные комплексы, «жиросжигатели» и многое другое. Такие вещества не рекомендуется использовать, в принципе, а особенно в те дни, когда вы просто чувствуете усталость или апатию. В первую очередь, это касается офисных сотрудников.

Протеиновые комплексы

На эту тему можно написать отдельную статью, так как их сейчас великое множество: это и молочный, и сывороточные протеины, а также соевый, говяжий, гороховый, яичный, многокомпонентный и другие. Применение протеиновых комплексов оправдано только при регулярном силовом тренинге и при условии нехватки белка с пищей.

Это вещество, которое помогает жирным кислотам проникать в митохондрии клеток и «сгорать» с выделением энергии. Проще говоря, он повышает скорость усвоения жира клетками и его сгорания.

Чаще всего L-карнитин используется в комплексной коррекции массы тела, но только перед аэробной физической нагрузкой. К таким нагрузкам относится, например, быстрая ходьба на беговой дорожке, езда на велосипеде и занятия на эллипсоиде.

Итак, разобрав основные препараты из категории «спортивное питание», можно заметить, что некоторые из них можно применять комплексно с индивидуально подобранным тренировочным процессом, а от других попросту лучше отказаться.

Если вы всё же решили купить спортивное питание, обратите внимание

Сертификаты качества продукции, которые подтверждают качество используемого сырья, и технология производства. К таким сертификатам относится GMP (good manufacture practice). Если этот сертификат отсутствует у производителя спортивного питания или биодобавок к пище, рекомендую воздержаться от покупки, так как подделок на рыке много.

Только в аптеке необходимо покупать такие биодобавки, как омега-3 жирные кислоты, витаминные и минеральные комплексы.

Обязательно необходима консультация у врача спортивной медицины по вопросам применения протеиновых комплексов, дополнительного приёма спортивных биодобавок, показаниях и противопоказаниях к применению.

givzdorov.com

Учимся вести хронометраж рабочего времени по образцу

Хронометраж рабочего времени сотрудников является отличным решением для ситуаций, когда несмотря на казалось бы интенсивную работу персонала, результаты не оправдывают надежды. В условиях подобной суматохи необходимо выявить, на что тратится время сотрудников.

Что такое хронометраж рабочего времени?

Хронометраж — ведение записи всего выполняемого человеком на протяжении рабочего дня.

Необходимы максимально точные записи, с ведением хронометража в течение одной-двух недель. Затем предстоит:

  1. Анализ полученных данных.
  2. Поиск дел, которые требуют траты времени, однако не способствуют достижению целей компании;
  3. Определение необходимых изменений.
  4. Внедрение соответствующих изменений.

Хронометраж становится эффективным инструментом для понимания причин, мешающих достижению результата. Хотя для этого есть цели, мотивация и действия для достижения необходимых целей.

Для чего нужен хронометраж рабочего времени?

Основной задачей (которая возникает у всех менеджеров) становится:

  • тратящееся количество денег на каждого заказчика;
  • необходимые траты времени конкретных высококвалифицированных специалистов для работы с каждым заказчиком либо проектом.
  • если у специалистов более 1 проекта – 2-3;
  • при наличии у специалистов команды, периодически работающей по разным проектам;
  • если работают с разными заказчиками. В том числе заказчики могут быть внутренними либо внешними.

Менеджер проекта должен понимать данные по расходам – для чего тратятся средства, необходимо ли вести какой-либо проект, ведение биллинга и пр.

Хронометраж при грамотной организации способствует повышению личной эффективности отдельных сотрудников. Они придерживаются более осознанной работы, фокусируя свое внимание на выполняемые задачи. Им понятно, для какой задачи тратится время. Удивительно, но отдельные сотрудники получают защищенность и уверенность, что положительно влияет на результаты работы.

Кому необходим хронометраж рабочего времени?

Григорий Кнеллер, независимый системный консультант.

Хронометраж рабочего времени подходит для менеджеров проектов, занимающихся несколькими разными проектами. Актуальное решение для аутсорсеров, фрилансеров, разных агентов, работающих по часовой оплате, определяющих свои объективные тарифы за потраченное время.

Хронометраж рабочего времени становится актуальным для служб поддержки и обслуживания клиентов. Ведь им тоже нужно контролировать, сколько времени было потрачено для определенной задачи. Актуальным решением хронометраж рабочего времени становится для людей, которые анализируют свою личную эффективность. Если желаете понимать, сколько времени потребовалось для определенной жизни задачи, хронометраж становится актуальным решением.

Как сказал один менеджер «Бездельников я и так вижу. Я хочу узнать, куда расходуются ресурсы». Используется хронометраж вовсе не для выявления бездельников. Но становится необходимым инструментом, как минимум, для эффективного проектного менеджмента.

Зачем вести хронометраж времени?

Проведенный хронометраж рабочего времени позволил добиться нескольких важных результатов:

выявление значительных резервов своего личного времени. Человек даже не представляет, сколько может высвободить личного времени, если грамотно вести хронометраж. В частности, около 2.5 часов в день тратится на «обработку внешних прерываний», с возвратом к работе;

ощущение неэффективности процессов, происходящих вокруг. Формируется «чувство времени», которое быстро становится «чувством эффективности».

В результате в компании вокруг руководителя была сформирована «зона эффективности» — жизненное пространство, когда окружение может себя комфортно ощущать лишь при эффективной трате своих и чужих временных ресурсов.

Рассказывает практик

Антон Ходарев, Финансовый директор группы компаний «Сапсан», Москва

Не являюсь сторонником постоянной оценки целесообразности каждой расходуемой минуты. Когда лишь изучал основы тайм-менеджмента, учет велся на протяжении нескольких минут. Это привело в основном к серьезному стрессу от понимания неэффективности трат своего времени. Полученные данные и ощущения при их анализе подтолкнули к мысли о необходимости жесткого контроля и планирования буквально каждой секунды.

При сведении бюджета используемого времени каждый день всё в большей степени в себе разочаровывался. Не намечался особый прогресс, складывалось ощущение, что очень много времени расходуется впустую. Подобное несовпадение желаемого и действительного заставило переосмысливать всю систему ценностей, отношение к общему процессу.

Не стоит делать учет времени самоцелью. Он должен быть инструментом аналогично аудиту. Данное средство в моей практике используется с целью контроля эффективности не чаще каждого полугода. Проводится хронометраж на протяжении 14 дней.

Виталий Королев, Генеральный Директор Центра корпоративного развития Ассоциации независимых директоров, Москва.

Занимался хронометражем рабочего времени на протяжении нескольких лет. После первых результатов не возникло психологического шока. Но при этом было ощущение «здесь и сейчас», с пониманием необходимости постоянного отчета перед собой. Уверен, что такой вариант очень эффективен и полезен. Когда стала понятной моя стандартная неделя, учет времени прекратил. Но сейчас занимаюсь хронометражем рабочего времени, тратящегося для выполнения проектов и по «слоновым» задачам.

Сергей Козловский, Директор ОДО «Нилитис», Минск

Личный хронометраж своего времени вел порядка 10 лет (начал в возрасте 25 лет), мог расписывать рабочее время за всю неделю с точностью до 5 минут. Затем такой подход лишился своей актуальности, ведь технология стала элементом моего образа жизни.

Подготовка к хронометражу

Хронометраж рабочего времени на подготовительном этапе предполагает:

  • выбор наблюдаемых работников, с учетом целей хронометража;
  • составляется список технологических операций, продолжительность которых подлежит измерению;
  • рассчитывается необходимое количество замеров;
  • подготавливаются чистые планки карты хронометража.

Выбирать наблюдаемых работников следует среди сотрудников со средней производительностью. При высоком уровне физического труда больше подходят исполнители со средним уровнем психофизических данных. Лучше отказаться от исследования сотрудников с высоким стажем и новичков.

Если цель хронометража заключается в установлении факторов невыполнения норм труда, необходимо формировать для наблюдения 2 выборки исполнений – которые стабильно не выполняют либо стабильно перевыполняют заданные нормы. При этом не имеют значения опыт и психофизические данные.

Когда хронометраж рабочего времени предназначен для улучшения производительности труда, в качестве эталона для наблюдений могут браться лучшие работники.

Образец хронометража рабочего времени

В первый день вносятся в специальный бланк все дела, которые выполняет наблюдаемый.

  • Времени начала отчетного дела;
  • Времени окончания дела;
  • Названия дела.

8.00 – пришел на работу.
8.00-8.15 – перекур с коллегами
8.15-8.45 – проверил почту
8.45-9.15 – обсудил с коллегами проект
….
12.00-12.30 – обед
12.30-12.55 – совещание
13.00-14.00 – обзвон клиентов

Недостатки классического хронометража

Классический хронометраж является довольно трудоемким и продолжительным процессом, с многочасовым стенографированием рабочего дня – с использованием секундомера, карандаша и блокнота.

Негативные последствия для работы компании. Для выполнения хронометража рабочего времени возможны два пути:

Данное задание поручить самому работнику. Недостаток – сотруднику придется регулярно отвлекаться от работы для выполнения записей, есть вероятность неточности, сказываются субъективные факторы;

Выделение отдельного сотрудника для наблюдения. Ему потребуется отдельная зарплата, вероятность неверной оценки работы сотрудника.

Компьютеризация труда. Наблюдающим сложно оценить, что сейчас делает сотрудник? Именно сейчас, когда вносит какие-то цифры в интерфейс программы?

Автоматизированный хронометраж рабочего времени сотрудников

Если сотрудники вашей компании в основном трудятся за компьютером, можно обратить внимание на большой выбор различных специальных программ для контроля работы подчиненных.

Сервис Yaware.TimeTracker. Максимальная точность записей (до одной минуты), что делает сотрудник, запись времени смены деятельности, ведение хронометража в течение круглых суток, 7 дней в неделю. Работает хронометраж в фоновом режиме, что позволяет сотруднику сконцентрироваться на основной работе.

Программа «ОфисМЕТРИКА». Снижает количество опозданий, без отвлечений на общение в социальных сетях и на форумах, с выявлением недобросовестных сотрудников, с улучшением эффективности команды.

Биометрическая система BioTime. Наличие веб-модуля онлайновой проходной, работа с Windows 10, возможность пополнения количества отчетов, лучшая скорость и эффективность биометрической идентификации, оптимизация контроля доступа и учета рабочего времени в работе организаций со сложной организационной и разветвленной территориальной структурой.

Программа Workview. С удобным и понятным графическим интерфейсом. С возможностью получать все необходимые сведения по работе каждого сотрудника – достаточно считанных кликов. Выводятся все собранные сведения в удобном для анализа виде, в понятном графическом виде.

Программа «Табель учета рабочего времени». Включает максимально упрощенные операции, с интуитивно-понятным и удобным интерфейсом, без необходимости специального обучения. Способствует сокращению необходимого времени для заполнения данных в табеле. Опыт подтверждает, что достаточно считанных минут для заполнения табеля. Табель может быть распечатан за любой прошлый период.

Фотография рабочего дня

Многие считают фотографию рабочего дня одним и тем же с хронометражем, но существуют серьезные различия:

При хронометраже анализируются траты времени в течение определенного временного периода, который устанавливаете сами.

Фотография рабочего дня является более формализованным и официальным мероприятием. Обычно с инициативой выступает работодатель.

При хронометраже сами определяете, как будете фиксировать данные, вести себя, самостоятельно определяете методы анализа.

При фотографии рабочего времени необходимы заранее установленные формы/протоколы/таблицы.

Фотография рабочего дня является стандартизированной процедурой, включая следующие этапы:

– Подготовка. С изучением технических возможностей проведения процедуры, задавая сроки, решая, кто из сотрудников будет объектом исследования и пр.

– Непосредственно фотографирование рабочего дня (устанавливаются дата начала и продолжительность исследования приказом (образец приказа есть в доп материалах), извещая сотрудников, с проведением инструктажа о том, что процедура на трудовой процесс не влияет, они могут в привычном темпе заниматься своими рабочими задами. Идеальным результатом процедуры становятся объективные данные.

Анализ хронометража рабочего времени

Для обработки данных хронометражей анализируются коэффициенты устойчивости хроноряда, с расчетом потраченного времени для каждой операции, суммированием результатов проведенных замеров. По данным анализа задается норма труда, с разработкой предложений для повышения скорости и производительности операций, с анализом соответствия полученных и утвержденных норм и фактической выработкой.

Какие могут быть риски от контроля за сотрудниками:

– Начальство может стремиться контролировать всё. Это влечет за собой страх сотрудников тотального контроля. Использование данных хронометража не для проектных расчетов, а для разборок и наказания внутри коллектива;

– Система работает нестабильно, учитывая отсутствие production environment (рабочей среды);

– Индивидуальная непереносимость сотрудником хронометража;

– Различная скорость обучения разных сотрудников, сложно одновременно собрать всех сотрудников;

– Разные руководители и сотрудники имеют разные ожидания;

– Система при отсутствии постоянного обучения новых сотрудников работы с ней постепенно будет «вымирать».

Справка

Григорий Кнеллер, независимый системный консультант, Германия. 15+ лет в ИТ-индустрии. Прошел через разработку, поддержку и топ-менеджмент. Автор блогов: executives.ru, business-processes.com.

Г.А. Архангельский «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы». Фундаментальная монография; первая за прошедшие 30 лет не переводная книга по ТМ в России. Деловой бестселлер. Год выпуска: 2004. Количество страниц: 444.

Антон Ходарев, Финансовый директор группы компаний «Сапсан», Москва. Группа компаний «Сапсан» занимается производством и сбытом рыбной продукции. В состав ГК «Сапсан» входят управляющая компания в Москве, заводы на Сахалине и Курильских островах, а также представительства во Владивостоке, Хабаровске, Ростове-на-Дону, Нижнем Новгороде.

Виталий Королев, Генеральный Директор Центра корпоративного развития Ассоциации независимых директоров, Москва. Ассоциация независимых директоров (АНД) – профессиональная организация, объединяющая российских и международных корпоративных директоров и экспертов в области корпоративного управления. В 2003 году члены АНД стали независимыми директорами в таких компаниях, как ОАО «РЖД», «Норильский никель», «Вимм-Билль-Данн», ОАО «Балтика», «Северо-Западный Телеком», «Центртелеком», ТД «ГУМ», Воткинская ГЭС, «Калугаэнерго», «Курган-энерго», «Пермэнерго», Ставропольская ГРЭС, «Аптека Холдинг» и мн. др.

Сергей Козловский, Директор ОДО «Нилитис», Минск. Компания образована в 1998 году. Направление деятельности – бизнес-консалтинг.

www.gd.ru

Хронометраж

Хронометраж – фиксация продолжительности выполняемых действий и последующий анализ с целью оптимизации затрат времени на выполнение той или иной операции.

Кому и зачем это нужно?

Казалось бы, какой смысл отвлекаться от работы и фиксировать, что и сколько занимает времени. Ведь это только мешает трудовым обязанностям и рассеивает внимание! На самом деле, хронометраж нужен и работодателям и сотрудникам. Ну, и ученым, конечно, чтобы писать книжки по тайм-менеджементу.

Хронометраж нужен руководителю, чтобы…

  • узнать, сколько времени сотрудник тратит на реальную работу, а сколько на Интернет, пустые разговоры и кофе-паузы;
  • узнать, адекватной ли является нагрузка, предусмотренная должностной инструкцией;
  • узнать, сколько сотрудник работает на компьютере; от этого, к примеру, может зависеть количество дней отпуска по законодательству;
  • оценить, сколько времени требуется для выполнения той или иной операции;
  • выявить организационные недостатки в рабочем процессе с целью оптимизации затрат времени;
  • рассчитать оптимальное время, которое требуется для решения тех или иных задач, процедур.

Хронометраж нужен сотруднику, чтобы…

  • добиться повышения заработной платы; к примеру, в ходе проведения хронометража сотрудник может показать большую – по сравнению с другими – производительность труда ;
  • добиться снижения нагрузки – в том случае, если она неадекватна; можно убедить руководство принять решение о найме еще одного сотрудника для выполнения данной работы;
  • добиться увеличения количества дней отпуска – например, при работе за компьютером.

Как проводить хронометраж

Хронометраж всегда проводится в режиме реального времени. Его может проводить сам сотрудник, а может сотрудник отдела кадров или экономист.

Для того, чтобы хронометраж отображал реальное положение дел, необходимо проводить его в периоды средней загрузки. Например, в редакции газеты нет смысла проводить хронометраж на следующий день после выпуска номера. Очевидно, что в этот день работы меньше, чем в предыдущий, и загрузка верстальщика не будет объективно отражать время на выполнение верстки страниц. Поэтому в идеале хронометраж необходимо вести в течение недели – чтобы в нем нашли отражение дни с различной степенью нагрузки.

После проведения хронометража важно проанализировать полученные данные и на их основе сделать выводы о:

  • адекватности нагрузки;
  • времени, затрачиваемом на выполнение отдельных операций;
  • эффективности сотрудника;
  • соответствии/несоответствии должности и т.д.

Трудности в проведении

Как и любой метод, хронометраж несовершенен. И вот в каких случаях.

  • Если хронометраж ведется в отношении обозримых трудовых операций (звонки, обработка писем и т.д.), то здесь все более-менее ясно. Однако существуют и мыслительные операции. И вот их отследить невозможно. Как можно узнать о чем думает человек – планирует предстоящие переговоры или думает о том, куда пойдет сегодня вечером с друзьями, продумывает концепцию будущей статьи или вспоминает, какие продукты питания необходимо докупить домой.
  • Каждый сообразительный сотрудник может имитировать работу, если знает, что за ним наблюдают. Поэтому период хронометража по своему содержанию может не быть адекватным отображением реальной ситуации.
  • Видимую работу всегда необходимо соотносить с результатами труда. К примеру, менеджер А. может сделать меньше звонков, чем менеджер Л., однако его продажи будут больше по сумме. Или журналист К. может до обеда ничего не делать, а после него настрочить сразу три заметки, в то время как журналист У. одну заметку кропотливо пишет с утра и до самого вечера.
  • Важно понимать, что ни один человек не может работать 8 часов в день. Должно оставаться время и на чай, и, извините, на посещение туалета. Кроме того, учеными доказано, что перерывы на отдых повышают эффективность труда, а значит, сотруднику нужно не только работать, но и отдыхать.
  • Хронометраж не учитывает особенности креативщиков, которым свойственны периоды кризиса и вдохновения. Кроме того, творческий работник вряд ли сможет работать, если около него будет целую неделю сидеть тетенька и записывать все его телодвижения.

Сам себе «хронометражист»

Такой метод, как хронометраж, может быть полезен не только в трудовых отношениях , но и для самого работника или просто человека. Например, у вас не хватает времени на изучение иностранного языка или чтение книг, и вы просто-таки жаждете узнать, куда уходит, уплывает, убегает ваше время. Или вы сами по себе, независимо от работодателя, желаете больше успевать на работе. И вы сами устраиваете себе хронометраж, чтобы, опять же, узнать, на что вы тратите рабочий день.

Использование метода таит в себе множество открытий. К примеру, вы могли и не подозревать, как много времени у вас отнимает аська или споры с коллегами. А теперь, благодаря тому, что узнали «правду», сможете экономить время.

А еще – данный метод обладает способностью самостоятельно повышать вашу эффективность. Ведь если вы сами за собой следите, это автоматически улучшает ваши показатели труда и не дает расслабляться и лениться.

Оптимально записывать свои показатели каждые 15 минут. В таком случае это займет у вас не более 20 минут в день. Есть, конечно, специальные компьютерные программы, разработанные с этой целью (например, LazyCure ), однако вряд ли компьютер будет у вас под рукой весь день, а значит, вам понадобятся дополнительные инструменты – блокнот или мобильник, чтобы зафиксировать, куда ушло время в той половине дня, когда вы были далеко от своего ПК.

womanwiki.ru